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Chargé(e) de mission “Gestion petits projets ”. – Referentin zur Verwaltung von Kleinprojekten

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Le programme de coopération transfrontalière INTERREG VI Grande Région a été élaboré par onze autorités partenaires issues des quatre Etats membres qui sont concernés par la coopération grand-régionale. L’objectif du programme est l’intensification de la coopération transfrontalière entre les acteurs publics et privés situés de part et d’autre des frontières et l’atténuation de l’impact de ces frontières dans les domaines de l’emploi et de la formation, de l’environnement et de la transition énergétique, du tourisme, de la coopération sociale etsanitaire et de la gouvernance. Un autre objectif est l’intensification de la coopération au niveau des petites structures. Un Groupement européen de coopération territoriale (GECT) de droit luxembourgeois, dont les membres sont la Région Grand Est et le Ministère de l’Energie et de l’Aménagement du Territoire du Grand-Duché de Luxembourg, a été désigné en tant qu’Autorité de gestion de ce programme et est chargé de sa mise en œuvre administrative. Dans ce contexte, l’Autorité de gestion a mis en place un secrétariat conjoint du programme dont les bureaux se situent à la Maison de la Grande Région à Esch-sur-Alzette. L’équipe de l’Autorité de gestion et du secrétariat conjoint est multilingue et interculturelle et composée d’une quinzaine de personnes de différentes nationalités. Le/la chargé(e) de mission « Gestion petits projets » assure l’élaboration et la mise en œuvre des procédures de gestion des petits projets en concordance avec les règles du programme et en concertation avec le groupe de travail du programme. Le/la chargé(e) de mission « Gestion petits projets » assure la gestion administrative et financière des petits projets tout au long de leur cycle de vie. Ce travail comporte un travail d’analyse etd’instruction des petits projets déposés, un travail de gestion administrative et financière des dossiers, un travail de suivi de la mise en œuvre physique et financière des projets. Ces tâches sont menées en concertation et coordination avec toute l’équipe du secrétariat conjoint. Dans la relation avec les bénéficiaires des projets, le/ la chargé(e) de mission « Gestion petits projets» est le premier interlocuteur de ces derniers et leur personne de référence au niveau du secrétariat conjoint. En outre, le/la chargé(e) de mission « Gestion petits projets » travaille en étroite coopération avec les points de contact et les autorités partenaires. Missions : Rédiger les documents relatifs aux procédures des petits projets pour la programmation Interreg VI en concordance avec les règles du programme et les présenter pour approbation au comité de suivi ; réceptionner les dossiers déposés et analyser leur recevabilité ; notifier les résultats de l’analyse de recevabilité aux bénéficiaires chef de file ; instruire les dossiers déposés sur base des critères et procédures approuvées en comité de suivi sur l’ensemble des aspects techniques d’un petit projet et par rapport à l’ensemble des règles d’éligibilité du programme, rédiger un rapport d’instruction et formuler une recommandation au comité de suivi ; préparer la réunion de décision du comité de suivi ; informer les bénéficiaires des décisions prises en comité de suivi ; établir les décisions d’attribution FEDER ; actualisation et suivi des petits projets dans le système électronique d’échanges de données ; analyser les déclarations de créances et établir le rapport de contrôle ; collaborer avec les chargées de mission « finances » pour l’établissement des certificats AG ; suivre le statut des paiements FEDER et vérifier les reversements des parts FEDER des partenaires de projet par le partenaire chef de file ; suivre la mise en œuvre physique et financière des projets approuvés grâce à un contact régulier avec les partenaires chef de file, en collaboration avec les points de contact, et grâce aux outils de gestion que sont le rapport de clôture et le comité d’accompagnement de clôture; évaluer les avancées réalisées par les projets à travers la collecte et l’analyse des rapports de clôture, le suivi des indicateurs et des résultats obtenus ainsi que la mise en œuvre financière des projets; gérer les modifications de projets et les proposer le cas échéant au comité de suivi pour validation ; agir en tant que première personne de contact à l’égard des bénéficiaires des petits projets approuvés, conseiller et assister les bénéficiaires dans la mise en œuvre de leurs actions et la gestion financière des projets ; collecte et traitement d’informations pertinentes relatives aux résultats atteints par les petits projets, en coopération avec le chargé de communication du programme ; mener des actions d’information et de communication sur les petits projets, en coordination avec la chargée de mission « communication » du programme ; assurer la clôture administrative des petits projets ; Préparer et animer les réunions du groupe de travail petits projets. Qualifications / Critères de selection: Diplôme universitaire en sciences économiques / politiques / administration publique ; Bonnes connaissances des politiques de l’Union européenne en matière de politique régionale et de la règlementation liée, notamment en lien avec la Coopération Territoriale Européenne et les fonds structurels en général ; Avoir une compréhension générale des thèmes du programme de coopération; Très bonnes connaissances de la langue française et allemande, tant à l’écrit qu’à l’oral ; Capacités analytiques ; Bonnes connaissances des outils informatiques courants (Word, Excel, Power Point, Outlook,etc.) ; Capacité à travailler dans une équipe multilingue et interculturelle ; Avoir le sens de l’initiative ; Capacité de résolution de conflits ; Capacité à anticiper, à proposer et à mettre en œuvre des solutions ; Etre réactif ; Avoir un esprit ouvert et une sensibilité pour les enjeux interculturels ; Aisance relationnelle ; Capacité à exécuter différentes tâches en parallèle en respectant des délais. Expériences : Au moins 2 ans d’expérience dans la gestion de projets, de préférencedans un contexte international ; Expérience de travail dans un environnement international ou avec des institutions de nationalités différentes. Conditions d’emploi : La personne recrutée sera employée par le GECT “Autorité de Gestion” sous droit privé luxembourgeois. Le poste est un poste à temps plein (40 heures par semaine) à durée indéterminée. Le poste est à pourvoir dès que possible. Modalités pratiques du dépôt des candidatures : Le dossier de candidature est composé d’une lettre de motivation qui décrit la motivation et les attentes ainsi que les qualifications et expériences du candidat en lien avec le poste à pourvoir. Un curriculum vitae est à annexé à la lettre de motivation qui présente notamment l’expérience professionnelle du candidat ainsi que sa formation et ses connaissances linguistiques. Le curriculum vitae est à établir sur base du modèle de l’Europass https://europa.eu/europass/en Les candidatures sont à déposer en version électronique à l’adresse suivante : Chantal.Lahure(at)mat.etat.lu La date limite de dépôt des candidatures est le 21 décembre 2022 à 17 heures. Procédure de sélection Les candidats les plus qualifiés seront invités à un entretien d’embauche qui aura lieu à Luxembourg. Les entretiens sont précédés d’un test écrit. Les entretiens d’embauche sont prévus pour le mois de janvier 2023. Les frais de déplacement des candidats en lien avec l’entretien d’embauche ne seront pas remboursés. Contact : Pour tout renseignement complémentaire vous pouvez vous adresser à Mme Christiane Fortuin, Email : Christiane.Fortuin(at)mat.etat.lu, Téléphone : (00352) 2478 6915. Das grenzüberschreitende Kooperationsprogramm INTERREG VI Großregion wurde von elf Programmpartnern aus den vier Mitgliedsstaaten entwickelt, die an der großregionalen Zusammenarbeit teilnehmen. Ziel des Programms ist eine Intensivierung der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit zwischen öffentlichen und privaten Akteuren, die diesseits und jenseits der Grenzen angesiedelt sind. Des Weiteren soll der Einfluss der Grenzen in den Bereichen Arbeit und Weiterbildung, Umwelt und Energiewende, Tourismus, Zusammenarbeit im Sozial- und Gesundheitswesen und der Governance abgemildert werden. Ein weiteres Ziel ist die Intensivierung der Zusammenarbeit auf der Ebene von kleinen Strukturen. Als Verwaltungsbehörde und für die administrative Umsetzung des Programms verantwortliche Stelle wurde ein Europäischer Verbund für territoriale Zusammenarbeit (EVTZ) nach Luxemburgischem Recht benannt. Dessen Mitglieder sind die Region Grand Est und das Ministerium für Energie und Raumentwicklung des Großherzogtums Luxemburg. In diesem Zusammenhang hat die Verwaltungsbehörde ein Gemeinsames Sekretariats des Programms eingerichtet, dessen Büros sich im Haus der Großregion in Esch-sur-Alzette befinden. Das Team der Verwaltungsbehörde und des Gemeinsamen Sekretariats ist mehrsprachig, interkulturell und setzt sich aus rund fünfzehn Personen zusammen, die verschiedenen Nationalitäten angehören. Der /die Referent(in) zur Verwaltung von Kleinprojekten stellt die Ausarbeitung und Umsetzung der Verwaltungsverfahren von Kleinprojekten in Übereinstimmung mit den Programmregeln und in Abstimmung mit der Arbeitsgruppe des Programms sicher. Des Weiteren ist er/sie mit der administrativen und finanziellen Verwaltung der Kleinprojekte während des gesamten Projektzyklus beauftragt. Die Aufgaben bestehen insbesondere darin, die eingereichten Projekte zu analysieren und zu prüfen, die Dossiers administrativ und finanziell zu verwalten und die finanzielle sowie physische Umsetzung der Projekte zu begleiten. Diese Aufgaben werden in Absprache und Koordination mit dem gesamten Team des Gemeinsamen Sekretariats ausgeführt. In Bezug auf die Zusammenarbeit mit den federführenden Begünstigten und Projektpartnern der Projekte ist der /die Referent(-in) zur Verwaltung von Kleinprojekten deren erster Ansprechpartner und ihre Bezugsperson im Gemeinsamen Sekretariat. Zudem arbeitet der /die Referent(in) zur Verwaltung von Kleinprojekten in enger Zusammenarbeit mit den Kontaktstellen und den Programmpartnern. Aufgaben: Erstellung der Verfahrensdokumente für Kleinprojekte für das Programm Interreg VI in Einklang mit den Regeln des Programms und Vorlage an den Begleitausschuss zur Genehmigung; Entgegennahme der eingereichten Anträge und Zulässigkeitsprüfung; Offizielle Benachrichtigung der federführenden Begünstigten hinsichtlich der Ergebnisse der Zulässigkeitsprüfung; Prüfung der eingereichten Unterlagen auf Basis der durch den Begleitausschuss verabschiedeten Kriterien und Verfahren in Bezug auf alle technischen Aspekte eines Kleinprojektes sowie auf die Gesamtheit der Programmregeln; Erstellung eines Prüfberichts und Formulierung einer Empfehlung an den Begleitausschuss; Vorbereitung der Entscheidungssitzung des Begleitausschusses; Information der federführenden Begünstigten über die im Begleitausschuss getroffenen Entscheidungen; Erstellung der EFRE- Zuwendungsbescheide; Aktualisierung und Monitoring der Kleinprojekte im elektronischen Datenaustauschsystems des Programms; Prüfung der Mittelabrufe und Erstellung des Prüfberichts; Zusammenarbeit mit den Finanzreferenten für die Erstellung der Bescheinigungen der Verwaltungsbehörde; Monitoring der EFRE-Zahlungen und Prüfung der Weiterleitung des EFRE an die Projektpartner durch den federführenden Partner; Begleitung der physischen und finanziellen Umsetzung der genehmigten Kleinprojekte, zum einen durch einen regelmäßigen Kontakt mit dem federführenden Partner, in Zusammenarbeit mit den Kontaktstellen, und, zum anderen, durch verschiedene Verwaltungsinstrumente wie den Abschlussbericht und den abschließenden Projektbegleitausschuss; Analyse der umgesetzten Fortschritte der Kleinprojekte durch Entgegennahme und Analyse der Abschlussberichte, Monitoring der Indikatoren und der erzielten Ergebnisse sowie der finanziellen Umsetzung der Kleinprojekte; Verwaltung der Projektänderungen und gegebenenfalls Vorschlag an den Begleitausschuss zur Genehmigung; Als erste Kontaktperson gegenüber den federführenden Partnern der genehmigten Kleinprojekte dienen, sie in der Umsetzung ihrer Aktionen und bei der finanziellen Verwaltung der Projekte beraten und unterstützen; Informationserhebung und –Verarbeitung in Bezug auf die erzielten Resultate der Kleinprojekte, in Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsreferenten; Durchführung von Informations- und Kommunikationsmaßnahmen zu den Kleinprojekten, in Abstimmung mit dem Kommunikationsreferenten des Programms; Sicherstellung des administrativen Abschlusses der Kleinprojekte; Vorbereitung und Sitzungsführung der Arbeitsgruppe „Kleinprojekte“. Qualifikationen / Auswahlkriterien: Universitätsabschluss in Wirtschafts-, Finanz- oder Politikwissenschaften oder Verwaltungswesen; Gute Kenntnisse der Politik der Europäischen Union im Bereich Regionalpolitik und der dazugehörigen Verordnungen, besonders in Zusammenhang mit der Europäischen territorialen Zusammenarbeit und den Strukturfonds allgemein; Allgemeines Verständnis der Themengebiete des Kooperationsprogramms; Sehr gute Kenntnisse der französischen und deutschen Sprache, sowohl schriftlich als auch mündlich; Analytische Fähigkeiten; Gute Kenntnisse der geläufigen IT-Instrumente (Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.); Fähigkeit in einem mehrsprachigen und interkulturellen Team zu arbeiten; Fähigkeit eigenständig zu arbeiten; Eigeninitiative zeigen; Fähigkeit zur Konfliktlösung; Fähigkeit zu vorausschauendem Handeln, zum Vorschlagen und Umsetzen von Lösungen; Anpassungsfähigkeit; Offenheit und Sensibilität für interkulturelle Herausforderungen; Leichtigkeit im Umgang mit anderen Menschen; Fähigkeit verschiedene Aufgaben parallel und innerhalb eines Zeitlimits auszuführen. Erfahrungen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Verwaltung von Projekten, bevorzugt in einem internationalen Kontext; Arbeitserfahrung in einem internationalen Umfeld oder mit Institutionen verschiedener Nationalitäten. Anstellungsbedingungen: Die Anstellung der ausgewählten Person erfolgt durch das EVTZ “Verwaltungsbehörde” nach luxemburgischem Recht. Die Stelle ist eine Ganztagsstelle (40 Stunden pro Woche) auf unbefristete Zeit. Die Stelle ist sobald wie möglich zu besetzen. Praktische Modalitäten zur Einreichung der Bewerbungen: Die einzureichenden Bewerbungsunterlagen bestehen aus einem Bewerbungsschreiben, das auf die Motivation und Erwartungen sowie die Qualifikationen und Erfahrungen des Bewerbers im Zusammenhang mit der zu besetzenden Stellen eingeht. Dem Bewerbungsschreiben ist ein Lebenslauf beizufügen, der insbesondere die Berufserfahrung, die Ausbildung und die Sprachkenntnisse des Kandidaten darstellt. Der Lebenslauf ist auf der Grundlage der Europass-Vorlage zu erstellen. https://europa.eu/europass/en Bewerbungen sind in elektronischer Form an folgende Adresse zu richten: Chantal.Lahure(at)mat.etat.lu Das Stichdatum für die Einreichung der Bewerbungen ist der 21. Dezember 2022 um 17 Uhr. Auswahlverfahren Die qualifiziertesten Bewerber werden zu einem Auswahlgespräch nach Luxemburg eingeladen. Den Auswahlgesprächen geht ein schriftlicher Test voraus. Die Auswahlgespräche finden voraussichtlich im Januar 2023 statt. Reisekosten der Bewerber, die im Zusammenhang mit dem Auswahlgespräch entstehen, werden nicht erstattet. Kontakt Weitere Informationen zu der zu besetzenden Stelle können unter folgender Kontaktadresse erfragt werden: Frau Christiane Fortuin, Email: Christiane.F…

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